Uma gestão financeira eficiente é aquela que conhece a fundo a origem de todas as despesas da empresa, assim como suas principais fontes de receita.

Esses dados são a base para o estabelecimento de um planejamento estratégico de recursos eficiente a longo prazo. Além disso, é a partir dessas informações que se poderá estabelecer um sistema de preços que garanta à sua empresa uma margem de lucro que lhe permita crescer e continuar a se desenvolver.

A seguir você confere:

Como identificar as despesas da sua empresa
O que são as despesas operacionais
Qual o impacto das despesas operacionais na política de preços da sua empresa
Como tornar a sua gestão financeira mais eficiente

Vamos lá?

Gerenciamento financeiro: rastreando as despesas da sua empresa

Rastrear as despesas da sua empresa significa ter clareza sobre o quanto custa para que você a mantenha de portas abertas, operante.

Há uma grande variedade de despesas que estão implicadas no funcionamento de uma empresa. Poderíamos incluir aqui os seus custos prediais fixos – ou seus custos fixos com a manutenção da sua página de e-commerce -, os salários devidos aos seus funcionários, os valores investidos na compra de materiais junto aos fornecedores, as diversas taxas e impostos, os valores pagos à sua operadora de cartões e assim por diante.

A lista de despesas não é pequena, como qualquer gestor experiente poderá comprovar.

Para melhor administrar essa lista, é necessário adotar estratégias que permitam compreender onde, quando e porque o dinheiro da sua empresa está sendo investido. E, para isso, categorizar suas despesas é um passo essencial.

Entre as categorias mais frequentes para essa categorização estão as seguintes:

1- Incidência de impostos: inclui taxas como ISS, ICMS e outras;

2- Custos de produção: entra nesta categoria todas as despesas relativas à produção de bens pela sua empresa, tais como os custos com matéria prima, aquisição de embalagens, aparato logístico e transporte de mercadorias, por exemplo.

3- Custos comerciais: as despesas referentes à divulgação e venda dos seus produtos podem ser categorizadas como “custos comerciais”. Alguns exemplos práticos dessas despesas são os valores investidos em anúncios (físicos ou online), produção e distribuição de panfletos e consultoria de marketing, assim como os valores pagos para a sua equipe de vendas sob a forma de comissão.

4- Custos administrativos: manter a administração da sua empresa em dia também tem um custo – e ele entra na categoria “custos administrativos”. Estão aqui incluídos os valores gastos com escritórios de contabilidade, serviços de consultoria de gestão e softwares de gestão online, do tipo ERP, CRM e outros.

5- Custos de funcionamento: as despesas necessárias para que a sua empresa possa operar no dia a dia entram nesta categoria. Entre elas estão os custos com a sua folha de pagamentos e todas as despesas relativas à infraestrutura, bem como os gastos com a manutenção e limpeza. Materiais de escritórios e as viagens para vendas diretas são outros itens que também podem ser contabilizados nesta categoria.

6- Custos bancários: as taxas administrativas referentes à emissão e baixa de boletos bancários, assim como os valores repassados para a sua operadora de cartões de crédito são exemplos de despesas que pertencem a esta categoria.

Despesas operacionais: o que são e como identificá-las?

As despesas operacionais são aqueles gastos necessários para que a sua empresa possa operar no dia a dia. É claro que, como não poderia deixar de ser, nem todas as despesas que são consideradas “operacionais” são da mesma natureza: enquanto algumas são fixas, com valor facilmente calculado, outras são variáveis, oscilando de um mês para o outro.

Uma boa forma de manter o controle sobre as suas despesas é a realização de um fluxo de caixa. Nele, a sua gestão poderá facilmente identificar os elementos que constituem as suas despesas operacionais.

Podem ser consideradas despesas operacionais fixas os valores destinados ao custeio do aluguel do seu ponto comercial e/ou da hospedagem da sua página de e-commerce, bem como todos os custos prediais – condomínio, água, luz, internet e telefone, por exemplo. Outro exemplo de custo fixo é a sua folha de pagamentos (incluindo aí os valores destinados à INSS e FGTS).

Já as despesas variáveis podem incluir os valores pagos em comissões à sua equipe de vendas, os custos com fornecedores ou ainda os investimentos realizados em marketing. Essas despesas não são contínuas, e seu valor tende a oscilar de um mês para outro.

Definindo preços: qual o impacto das suas despesas operacionais no preço de venda?

O cálculo do valor total necessário para arcar com as suas despesas operacionais tem um papel importante na definição dos preços que serão praticados pelo seu estabelecimento. Afinal, é preciso identificar o seu ponto de equilíbrio financeiro – isto é, qual o mínimo valor que deve ser obtido em receitas para cobrir as suas despesas – para definição do seu planejamento estratégico.

Na hora da precificação, é preciso ter na ponta do lápis os valores referentes às despesas operacionais dos últimos 12 meses, assim como a soma das receitas obtidas, para calcular com qual porcentagem o preço de cada produto deve contribuir para arcar com as suas despesas operacionais, conforme a fórmula:

(Soma das despesas fixas)/(Soma das receitas / vendas) x 100

O preço final será então definido levando em conta a porcentagem que cada venda deve contribuir para as suas despesas operacionais, o custo efetivo do produto e a margem de lucro desejada, de acordo com a fórmula a seguir:

PV = CR + DO + ML

Onde:
PV = Preço de venda
CR = Custo real
DO = Despesas operacionais (em %)
ML = Margem de lucro (em %)

Ferramentas para uma gestão financeira mais eficiente

Como vimos acima, a manutenção de um fluxo de caixa eficiente é parte essencial do seu controle de despesas operacionais e do processo de precificação como um todo. É, ainda, a partir do seu controle de fluxo de caixa, que a sua gestão poderá identificar quais os custos desnecessários ou com baixo retorno que podem ser cortados, e quais as áreas que estão demandando um investimento maior.

Para te ajudar a tornar a sua gestão financeira ainda mais eficiente, há duas ferramentas que são de grande auxílio: as planilhas de fluxo de caixa e os sistemas ERP online.

A principal vantagem da primeira dessas ferramentas é que esta pode ser facilmente encontrada na Internet, disponibilizada para download sem custos adicionais. Por outro lado, o trabalho com planilhas exige que a sua equipe realize a alimentação manual de dados, tomando tempo e correndo o risco de erros no preenchimento das informações.

Para evitar isso, vale apostar em uma ferramenta mais completa e inteligente: o ERP online. Um ERP é um sistema de planejamento estratégico de recursos que conta com funcionalidades que vão muito além do simples fluxo de caixa. A integração dos dados inseridos no sistema permite melhorar a comunicação interna da sua equipe, além de garantir que todos os dados do sistema sejam atualizados sempre em tempo real.

 

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