Desenvolver uma boa gestão de escritório de advocacia é essencial para que se mantenha no mercado, caso contrário, acontecerá o insucesso.

Afinal, não há como resistir aos avanços tecnológicos que têm sido fundamentais para a grande demanda jurídica, mas muitos advogados sentem dificuldades em trabalhar com software de gestão, seja pelo seu layout e/ou funcionalidades, seja pelo preço do produto.

De qualquer forma, realizar uma boa gestão de escritório de advocacia é essencial e envolve também a tecnologia, e por compreender estes pormenores, resolvi escrever este artigo para auxiliar profissionais como você a melhorarem a rotina administrativa do escritório com a melhor otimização de tempo possível.

 

Por que fazer uma gestão de escritório de advocacia?

 

Para ser mais específico, as questões que envolvem a necessidade de se fazer uma boa gestão de escritório de advocacia dizem respeito aos seguintes detalhes:

 

Ganhar mais tempo

 

Muitas das tarefas diárias do escritório são repetitivas e geralmente exigem maior tempo para serem realizadas. Por isso, é recomendável automatizar a maior parte dos procedimentos que ajudam a ganhar tempo, ao passo que reduz as possibilidades de erro humano.

Estar ciente do que acontece no seu escritório, bem como ter o controle sobre as tarefas é essencial para não perder prazos e ganhar mais em produtividade. Foco e trabalho em equipe podem ser facilmente estimulados por meio de uma boa gestão de escritório.

 

Evitar perdas financeiras

 

A parte financeira está intimamente ligada com toda a gestão de escritório, ou seja, é indissociável. Este é um aspecto bastante relevante para quem deseja ter um escritório de sucesso.

Afinal, muito além do que perder prazos de processos como o de uma licitação, se você não gerir bem o dinheiro do seu escritório, pode precisar arcar com juros e multas por atrasos em pagamentos aos fornecedores.

E nesse ponto você pode contratar uma pessoa específica para cuidar do controle financeiro do seu escritório, mas como um empreendedor jurídico, você sempre deverá analisar seu caixa antes de tomar grandes decisões.

Por isso, o ideal é se aprofundar um pouco no que diz respeito às finanças para melhorar a gestão financeira do seu escritório e saber como alocar o dinheiro da melhor forma.

 

Fazer a gestão de escritório de advocacia ajuda a manter a qualidade do trabalho

 

Este é considerado um dos maiores desafios, já que crescimento significa maior número de tarefas a serem realizadas com a mesma quantidade de tempo disponível a ser utilizada no escritório.

Com a boa gestão é possível fazer o seu escritório crescer sem ter medo de comprometer toda a qualidade implementada, pois você pode alocar os serviços para os seus colaboradores e associados de uma forma mais justa, além de perceber quando chega o momento de contratar mais pessoas para ajudar a manter a qualidade do seu serviço.

 

Crie padrões e procedimentos

 

Todo o tipo de empresa possui atividades que são recorrentes, como o pagamento aos fornecedores, o faturamento dos clientes e a forma de atendimento.

Para manter o padrão de qualidade do seu escritório, é muito importante atentar-se à criação de procedimentos e, dessa forma, manter a qualidade, mesmo com o crescimento do seu escritório.

 

Cuidar melhor do relacionamento com o cliente

 

A falta de gestão de escritório leva a desorganização e uma de suas consequências prováveis é o afastamento do cliente, já que determinadas tarefas passam a ganhar prioridade como forma de se ganhar tempo ou correr contra ele.

O mal relacionamento ou a falta dele pode comprometer (e muito) a sobrevivência do escritório.

Por isso, pensando no tópico anterior, você pode estabelecer um padrão de atendimento e implantar em todo o seu escritório, como agendar reuniões apenas com hora marcada ou disponibilizar um canal direto de atendimento para os seus clientes.

 

O advogado também é um empreendedor

 

Para alguns advogados é muito difícil se ver como um empreendedor, mas gerenciar um escritório de advocacia também é empreender.

Por isso, busque também cursos de empreendedorismo jurídico, pois na faculdade de direito você não é ensinado sobre administração e gestão de escritório de advocacia, e esse pode ser um ponto crucial para o crescimento do seu escritório.

 

Utilizar um software de gestão de escritório de advocacia

 

Nada melhor do que utilizar a tecnologia para ajudar na gestão do seu escritório, que além de otimizar seus processos, faz com que sobre tempo para você focar no que realmente importa: o crescimento do seu escritório.

Com um software jurídico você pode:

– Ter diversos documentos preenchidos automaticamente

– Controlar os acessos às informações de cada usuário

– Capturar processos pelo número da sua OAB

– Controlar prazos

– Acessar todas as informações online e com segurança

E muito mais!

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Principais modelos de gestão de escritório de advocacia

 

Existem basicamente três modelos de gestão em que você pode se guiar para desenvolver um melhor trabalho no seu escritório. Veja a seguir quais são eles:

 

Gestão Vertical

 

Neste modelo destaca-se a estrutura hierárquica tanto do comando, como do controle de atividades, cujas decisões são tomadas de forma unilateral e que refletem em todas as esferas. É um tipo de abordagem conhecida como top-down (ou, “de cima para baixo”).

Mesmo que haja um maior controle da rotina do escritório de advocacia, alguns pontos negativos podem ser encontrados neste modelo de gestão como, por exemplo: dificuldade no estabelecimento de comunicação e lentidão tanto em ações, como nas decisões.

 

Gestão Horizontal

 

Ao contrário da anterior, este modelo valoriza o trabalho dos colaboradores e a multidisciplinaridade da equipe responsável envolvida, que esteja trabalhando em um setor ou mesmo em um projeto específico.

Pode-se dizer que trabalha o empoderamento dos colaboradores, ao passo que lhes aumenta o poder de decisão ocasionando em maior agilidade do trabalho e diminuindo significativamente a dependência de mecanismos de controle e níveis hierárquicos.

Para que este modelo adotado possa levar o seu escritório ao sucesso é necessário trabalhar primeiramente na preparação da equipe, com bons treinamentos, que lhes gere maior confiança, segurança e responsabilidade, para que possam tomar as melhores decisões.

 

Incentivo ao intraempreendedorismo

 

O engajamento dos profissionais poderá ser estimulado, por meio da adoção em parte ou total da gestão horizontal, com a diminuição de interferências e dos possíveis atrasos que possam ser gerados devido a relação entre os níveis hierárquicos e os setores envolvidos.

Desta forma, pode-se obter maior agilidade e flexibilidade no escritório, além de todos trabalharem junto em prol do seu crescimento.

Todavia se você ainda tem dúvidas sobre como implantar uma gestão de escritório de advocacia que faça o seu negócio crescer e se destacar sugiro que acesse este link e conheça os materiais de gestão disponibilizados para download. Boa sorte!

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