Controlar com precisão todas as entradas e saídas de produtos da sua empresa representa um passo essencial para conquistar e manter a saúde financeira do seu negócio. Afinal, como você, empresário, bem sabe, todo e qualquer e produto em circulação dentro da sua empresa corresponde a um capital que foi investido e sobre o qual é preciso ter atenção.

Evitar o desvio de capitais e produtos, assim como o seu “esquecimento” em prateleira e a sua consequente depreciação, garantir a disponibilidade contínua em estoque daqueles itens de maior demanda e planejar suas ações de vendas: todas essas atividades fazem parte da rotina de uma empresa que valoriza o seu capital investido em estoques.

Para te ajudar a controlar melhor as entradas de produtos no seu negócio, nossa equipe preparou algumas dicas simples e fáceis de colocar em prática no dia a dia da sua empresa. Confira a seguir:

Por onde começar?

Uma boa análise prévia da atual situação logística da sua empresa é sempre um bom primeiro passo. Converse com sua equipe operacional e procure levantar quais são os principais pontos de melhoria que ela identifica quando tratamos de estoques e de vendas.

Uma avaliação do tipo SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats ou Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças) é uma ferramenta bastante válida para essa avaliação inicial. Aproveite o momento para avaliar como têm se desenrolado as relações da sua empresa com fornecedores: os fornecedores atuais têm dado conta de atender às demandas da sua empresa?

Após realizar essa avaliação inicial, considere a aplicabilidade dos aspectos a seguir à realidade da sua empresa:

Como melhorar o controle de entradas de produtos em meu negócio?

1. Identificação do itens:

Investir na identificação individual e padronizada de todas as mercadorias que entram e saem dos seus estoques é, certamente, um passo fundamental para aumentar o seu controle sobre a movimentação interna de produtos.

Uma das formas mais populares de realizar essa identificação é através do uso de códigos de barras. Dessa forma, cada novo item deve ser registrado no sistema e toda movimentação, do armazém à venda, passa a rastreável pelo código de barras.

2. Logística de armazenamento e estocagem:

Repensar a distribuição física do seus produtos em estoque é uma outra forma de aumentar o seu controle sobre o fluxo de mercadorias, complementar à prática do tagueamento por código de barras. Ao racionalizar o uso do seu espaço de armazenamento, a sua empresa conseguirá ainda agilizar o recebimento de novos produtos de fornecedores e facilitar o envio dos produtos vendidos para os endereços de seus clientes.

As metodologias FIFO, LIFO, FEFO são as mais conhecidas ao falar em logística de armazenamento. Na prática, é claro, a lista de metodologias de controle de entrada e saída de mercadorias já consagradas na prática é bem mais extensa, mas certamente uma dessas três metodologias principais já poderá ajudar a sua empresa.

A metodologia FIFO (First In, First Out) é empregada especialmente por empresas que trabalham com produtos perecíveis ou que tendem a se tornar obsoletos dentro de um curto prazo. Ao optar por essa metodologia, todo o seu sistema de estocagem se organiza para que o primeiro produto a chegar ao seu estoque deve ser o primeiro a ser mobilizado na hora da venda.

Dessa forma, procura-se garantir o retorno sobre o seu investimento, evitando que as mercadorias passem da validade ou sofram depreciação.

Por sua vez, a metodologia LIFO (Last in, First Out) é preferida por setores nos quais o tempo de permanência em estoque pouco afeta o valor do produto, como é o caso de papelarias ou lojas de móveis. Ao optar por este modelo, o seu espaço físico deve ser pensado de forma que o produto adquirido mais recentemente junto aos fornecedores seja o primeiro a ser despachado para o cliente na hora da venda.

Por fim, a metodologia FEFO (First Expire, First Out) deve ser utilizada por empresas que trabalhem com produtos com curto prazo de validade, como é caso de laticínios. A mercadoria mais próxima ao prazo de validade é a primeira que deve ser vendida – caso contrário, corre-se o risco de ver o seu capital investido ir para o lixo, incorrendo em depreciação total.

3. Inventário periódico:

Pouco importa o porte da sua empresa: se você trabalha com estoques, precisa pensar em uma agenda periódica para realização de inventário. O inventário é o momento de confrontar os registros de entrada e saída de mercadorias e a realidade das prateleiras do seu estoque. Qualquer desvio ou não conformidade deve ser identificado e corrigido por meio dessa ferramenta, evitando que a sua empresa opere com base em número irreais ou inverídicos.

Da mesma forma, no caso da identificação de erros de notação, o inventário se torna um momento propício para controle de qualidade da sua operação, permitindo rastrear e corrigir falhas humanas.

4. Estoque mínimo:

Qual a quantidade mínima de cada mercadoria que a sua empresa precisa ter em estoque para operar com normalidade? Chegar a essa métrica permitirá criar um procedimento de reposição de estoques, identificando o momento ideal para contatar fornecedores sem que o atendimento ao cliente seja prejudicado.

5. Registro e Automação: Software ERP

Finalmente, não é possível falar em um controle de qualidade sobre as entradas de produtos sem mencionar a questão de registro dessas movimentações.

Muitas empresas ainda utilizam o sistema manual, em papel ou em planilhas, para realizar o registro de compra de materiais junto aos fornecedores e das vendas realizadas. Embora este seja um método funcional, trata-se de um sistema de controle de baixa qualidade, sujeito a erros na notação dos dados, fraudes e mesmo esquecimentos de toda sorte.

Um registro falho certamente significa que a sua empresa está perdendo dinheiro e este é um luxo ao qual nenhuma empresa, grande ou pequena, pode se dar.

Por isso, vale a pena considerar uma solução de automação gerencial para o seu negócio. Um sistema ERP é um recurso com preço acessível e disponível no mercado nos mais diversos formatos, atendendo desde pequeno-empresários até multinacionais.

A principal vantagem de um sistema ERP online é a integração de todos os dados da empresa em uma única plataforma, permitindo cruzar de forma autônoma e inteligente as informações do seu PDV, as compras realizadas junto aos fornecedores e as oscilações dos itens em estoques, por exemplo.

Também o controle financeiro é simplificado e otimizado através desse recurso, que permite controlar cm pouco cliques todas as contas da empresa, além de realizar a emissão de diversos documentos fiscais.

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